Wir stecken gerade noch mitten in einer globalen Krise, und schon kommt ein noch viel größeres Thema auf Wachstumsunternehmen zu - steigende Zinsen. Echtes Gift für Fundraising und Unternehmensfinanzierung.
Unter diesen Umständen ist es für Unternehmen wichtig, ihre Kosten schnell zu senken und Geld zu sparen, um den Sturm zu überstehen.
In vielen Fällen bedeutet das, die Ausgaben für Tech, Tools und Systeme zu senken.
Aber bedeutet das, dass du deine gesamte Tech abschaffen musst (natürlich nicht)? Wie entscheidest du, was du einsparen und was du behalten willst? Und wie kannst du deine Lieblingstools weiter nutzen und gleichzeitig in dieser schwierigen Zeit Geld sparen?
Wir stellen dir 8 kreative Möglichkeiten vor, wie du in deinem Stack Kosten einsparen und gleichzeitig deine Lieblingstools beibehalten kannst.
8 Wege um die Kosten in deinem Tech Stack zu senken
Wenn die Angst in der Luft liegt und das Bankkonto ein wenig traurig aussieht, ist es an der Zeit, drastische Maßnahmen zu ergreifen. Das heißt aber nicht, dass du deine gesamte Technik abschaffen musst: Du brauchst diese Tools, um deine Arbeit zu erledigen!
Nutze also diese 8 Methoden, um deine Ausgaben zu senken und die Technik, die du brauchst, weiter zu nutzen:
1. Mache einen Plan, statt in Panik wahllos Tools zu kündigen
Panik und Angst sind starke Motivatoren, aber sie führen oft dazu, dass du Entscheidungen triffst, die du später bereust. Dazu kann es gehören, dass du den ganzen Becher Eiscreme isst oder alle technischen Geräte, die dein Unternehmen derzeit nutzt, abbestellst.
Wenn du in Panik alle Tools, die dein Team nutzt, stornierst, musst du wichtige Geschäftsabläufe wie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Kommunikation oder deinen Vertriebsprozess neu gestalten. Dein Team wird länger brauchen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Und du könntest sogar wichtige Daten verlieren.
All das wird dir nicht helfen, Geld zu sparen.
Wenn du dir einen klaren Plan machst, bevor du etwas unternimmst, vermeidest du unüberlegte Entscheidungen, die später zu höheren Kosten führen könnten.
2. Unterscheide echte Anforderungen vs. Wünsche
Wie viele Tools nutzt dein Unternehmen derzeit?
Wie viele dieser Tools braucht dein Unternehmen wirklich?
Um einen soliden Plan zu erstellen, musst du herausfinden, welche Tools wirklich gebraucht werden und welche nur "nice-to-have" sind.
Oftmals landen wir bei Browsererweiterungen und Apps, die zwar funktional und nett sind, aber nicht unbedingt gebraucht werden. Anstatt zu denken, dass ihr geringer Preis ihre Beibehaltung rechtfertigt, solltest du bedenken, dass du durch die Abschaffung von 100 Tools, die dich z.B. 6 Euro pro Monat kosten, genauso viel sparst wie durch die Abschaffung eines großen Tools, das 600 Euro pro Monat kostet.
Und seien wir mal ehrlich: Das große Tool ist wahrscheinlich wichtiger.
Oder doch nicht?
Die Abwägung zwischen echten Anforderungen und Wünschen kann dir auch dabei helfen, den Wert der größeren Tools zu bestimmen, für die du bezahlst. Es kann sein, dass du am Ende mehr für eine All-in-One-Lösung bezahlst, die Funktionen enthält, die du gar nicht brauchst.
Braucht dein Team zum Beispiel wirklich ein CRM mit KI-gestützter Social-Media-Automatisierung, um Abschlüsse zu tätigen? Klar, das klingt cool, aber braucht ihr das wirklich?
Wenn du herausfindest, was du brauchst und was nicht, kannst du unnötige Tools abschaffen oder hochpreisige Lösungen durch günstigere Tools ersetzen. (Mehr dazu weiter unten.)
3. Reduziere die Anzahl der bezahlten Lizenzen (Seats, ..)
Software und SaaS Produkte werden in der Regel pro Benutzer bezahlt. Für wie viele Nutzer zahlst du also?
Erstelle eine Liste mit allen Personen, die ein Konto bei den Tools haben, für die du zahlst. Frag dann jeden Einzelnen, wie oft er das Tool nutzt.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du Leute findest, die die Software seit Monaten nicht mehr benutzt haben, so dass du nicht mehr für ihre Plätze auf der Plattform bezahlen musst.
Was aber, wenn du drastischere Einschnitte vornehmen musst, und zwar schnell? In diesem Fall solltest du eine Liste mit den Personen erstellen, die unbedingt Zugang zu diesem Tool brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Dann streichst du alle anderen.
4. Bereinige deine Daten
Oftmals beinhaltet ein teurerer Tarif die Möglichkeit, mehr Daten im System zu speichern. Vielleicht hast du in der Vergangenheit sogar ein Upgrade auf einen teureren Tarif vorgenommen, nur weil du so viele Daten in dieser Software gespeichert hast, egal ob es sich um E-Mail-Adressen, Leads, Dateien oder andere Daten handelt.
Wann hast du diese Daten das letzte Mal aufgeräumt?
Wenn du Kosten einsparen willst, ist es jetzt an der Zeit, Daten zu löschen, die du nicht mehr brauchst. Erinnerst du dich an die alte E-Mail-Liste mit über 1.000 Adressen, die deine E-Mails nie öffnen? Lösche sie. Was ist mit den Leads, die seit fünf Jahren nicht mehr auf Follow-ups reagieren? So etwas wie einen 'alten Hot Lead' gibt es nicht: Löschen.
Geh die Daten durch und entferne (oder exportiere) alles, was du derzeit nicht brauchst. Dann kannst du vielleicht einen günstigeren Tarif abschließen und deine Kosten senken.
5. Identifiziere redundante und überflüssige Tools
Bei so vielen verschiedenen Tools, die sehr ähnliche Funktionen bieten, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen mehrere Tools verwendet, obwohl es eigentlich nur eines braucht.
Manche Unternehmen haben zum Beispiel verschiedene SEO-Programme im Einsatz, die alle ein ähnliches Funktionsspektrum haben und relativ teuer sind. Um die Kosten zu senken, entscheide dich für eines davon und kündige das andere Tool.
Erstelle also eine Liste der Tools, die du verwendest, getrennt nach den Bereichen, die sie bedienen. Gibt es Tools, die ähnliche Funktionen haben? Welche davon benutzt du am häufigsten? Wenn du feststellst, dass sich dieselben Funktionen wiederholen, ist es an der Zeit, deinen Tech Stack auf ein Tool pro Bereich zu beschränken.
6. Frage nach Discounts (keine falsche Scham!)
Einige Unternehmen bieten niedrigere Preise oder Rabatte für Unternehmen an. Aber nur weil ein Unternehmen dir keinen Rabatt aktiv angeboten hat, heißt das nicht, dass es dir auch keinen geben wird.
Deshalb ist es immer besser, sich zu erkundigen, bevor du ein bestimmtes Tool einstellst, vor allem wenn du es gerne verwendest. Wenn es darum geht, dich als Kunden zu verlieren, sind sie vielleicht bereit, Ausnahmen zu machen. Selbst wenn sie nicht in der Lage sind, dir einen Preisnachlass zu gewähren, können sie dir vielleicht andere Vorschläge machen, wie du deine Kosten senken kannst. Fast immer sind 'Naturalrabatte' wie mehr Speicherplatz, API-Quotas, zusätzliche Seats, etc. möglich.
7. Hole das meiste aus deinen Automatisierungen heraus
Das Beste an moderner Software: Automatisierungen.
Wenn du deine Geschäftsabläufe automatisierst, sparst du Zeit und damit letztendlich auch Geld.
Mit einigen Tools kannst du zum Beispiel die Verteilung von Leads, Anrufe, E-Mails und vieles mehr automatisieren, sodass dein Team mehr Zeit mit dem Verkaufen und weniger mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt. Denn bei allem geht es darum, den Prozess für dein Team zu optimieren. Und apropos Lead-Verteilung: Achte darauf, dass dein System für dich geeignet ist.
Außerdem kann der Einsatz von Automatisierungen dir helfen, deinen Plan zu senken oder bestimmte Tools zu entfernen. Hast du zum Beispiel ein Upgrade auf einen höheren Tarif vorgenommen, nur um einen speziellen oder angepassten Bericht erstellen zu können? Wäre es möglich, denselben Bericht (oder zumindest einen ähnlichen) zu erstellen, indem du dieses Tool mit Zapier und Google Sheets integrierst? Wenn ja, kannst du zu einem niedrigeren Preisplan zurückkehren.
8. Finde günstigere Alternativen
Was passiert, wenn du ein Tool hast, das du wirklich liebst (oder brauchst), aber du kannst die Kosten nicht genug senken, um es zu behalten?
Dann ist es an der Zeit, nach ähnlichen Tools mit einem niedrigeren Preis zu suchen.
Erstelle zunächst eine Liste mit den wichtigsten Funktionen des Tools, das du derzeit verwendest. Auf welche Dinge kannst du auf keinen Fall verzichten?
Erstelle dann eine Liste mit ähnlichen Tools. Wenn du zum Beispiel eine Alternative für Salesforce oder Hubspot suchst, würdest du auch günstigere CRMs wie pipedrive oder SugarCRM in Betracht ziehen.
Als Nächstes gehst du deine Softwareliste durch und überprüfst, welche Tools die oben genannten wichtigen Funktionen haben. Streiche alle Tools, die diese Funktionen nicht bieten.
Wähle aus der Liste der Optionen das Tool aus, das deinen Bedürfnissen am besten entspricht und den niedrigsten Preis hat. Vergiss auch nicht, dass eine Kombination aus preiswerteren Tools die gleichen Funktionen erfüllen und trotzdem unter dem Budget bleiben kann. Wenn du zum Beispiel ein teures All-in-One-Tool für Vertrieb und Marketing verwendest, das Funktionen enthält, die du nicht wirklich brauchst, warum ersetzt du es nicht durch ein leistungsstarkes aber billigeres CRM und ein Marketing-Tool, das sich auf die Funktionen konzentriert, die du brauchst?
Die Chancen stehen gut, dass du nicht nur eine Menge Geld sparst, sondern dich auch in die neuen günstigeren Tools verliebst!
Fazit: Kosten senken, ohne auf deine Lieblingstechnologie zu verzichten
Wir alle kennen den Prozess, den du durchläufst, wenn du ein neues Tool in dein Arsenal aufnimmst. Du recherchierst, prüfst die Fakten, sprichst vielleicht mit Leuten, die es schon ausprobiert haben, und probierst es in einer kostenlosen Testversion oder Demo aus.
Lass all diese Zeit und Mühe nicht umsonst gewesen sein.
Du liebst deine shiny Tools (geht mir genauso)! Anstatt in Panik alle zu kündigen, solltest du die oben genannten Schritte durchgehen, um den Preis und die Total Cost of Ownership der Tools zu senken, die du derzeit verwendest, oder einen preisgünstigen Ersatz zu finden, der deinen Bedürfnissen entspricht.
Wenn du jetzt die richtigen Kürzungen vornimmst und Geld sparst, ist dein Unternehmen nicht nur für diese Phase, sondern für jede Trockenzeit im Fundraising besser gerüstet.
