4 Arten der Geschäftsautomatisierung für dein Unternehmen

4 Arten der Geschäftsautomatisierung für dein Unternehmen

In diesem Artikel

Business Automation Tools helfen Unternehmen und ihren Kunden, indem sie sich wiederholende, alltägliche Aufgaben automatisieren. Sie setzen Mitarbeiter/innen frei, damit sie sich auf strategischere Projekte konzentrieren können, und bieten einen nachvollziehbaren Datenpfad, den Teams nutzen können, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und einheitliche Kontrollen durchzuführen.

Unternehmen jeder Größe können die Geschäftsautomatisierung auf unzählige Aufgaben, Projekte und Prozesse anwenden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören in der Regel Zeit- und Kosteneinsparungen, die Beseitigung von Fehlern und die Einrichtung von Kontrollen, die sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden.

Wie funktionieren Business Automation Tools?

Business Automation Tools nutzen Technologien, um die manuelle Arbeit aus den täglichen Geschäftsprozessen zu entfernen. Von der Personalabteilung über den Vertrieb bis hin zur Buchhaltung - fast jeder Bereich eines Unternehmens kann von der Automatisierung profitieren.

Mit Hilfe der Geschäftsautomatisierung können Unternehmen sowohl die manuelle Arbeit überflüssig machen als auch die einzelnen Schritte, aus denen sich die verschiedenen Prozesse zusammensetzen, verbessern und vereinfachen. Durch die Automatisierung der Vorauswahl von Bewerberinnen und Bewerbern können Unternehmen zum Beispiel viele Arbeitsstunden einsparen, die sonst für die Erstprüfung aller eingegangenen Bewerbungen aufgewendet worden wären.

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht nur darum, Papier und PDF-Dateien durch digitalisierte Daten zu ersetzen, sondern auch darum, die wichtigsten Schritte im Arbeitsablauf eines Unternehmens zu berücksichtigen und diese Prozesse billiger, schneller und weniger fehleranfällig zu machen. Indem diese Prozesse auf eine oder mehrere Technologieplattformen übertragen werden, erhalten Unternehmen auch bessere Berichtsfunktionen und die Möglichkeit, Daten im Laufe der Zeit zu analysieren und sie für fundierte Entscheidungen zu nutzen.

Kriterien für die Auswahl relevanter Prozesse

Wenn du nach Bereichen suchst, die du automatisieren kannst, dann suche folgende Bereiche:

  • Mitarbeiter erledigen regelmäßig eine große Anzahl sich wiederholender Aufgaben
  • Mitarbeiter können Fristen & Deadlines aufgrund langwieriger, manueller Prozesse häufig nicht einhalten
  • Unternehmen brauchen bessere Compliance-, Audit- und andere Nachweise
  • Mitarbeiter geben ihr Bestes, aber trotzdem sind andere Geschäftsprozesse beeinträchtigt (z.B. Verkaufskampagnen, die nicht gestartet werden können, weil das Marketing zu lange braucht, um Einführungsmails zu erstellen und zu versenden)

Arten der Geschäftsautomatisierung

Indem sie bestimmte Geschäftsprozesse "automatisiert", beseitigt sie sich wiederholende Aufgaben, reduziert den Zeitaufwand für überflüssige Aufgaben und trägt zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei. Aus diesen und anderen Gründen setzen immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung ihrer Geschäftsabläufe.

Hier sind vier Arten der Geschäftsautomatisierung, wie sie funktionieren und wann sie eingesetzt werden sollten.

1. Marketing Automation

Marketing ist eine wichtige Geschäftsaktivität, die sowohl mühsam als auch kostspielig sein kann und daher durch Automatisierung vereinfacht werden sollte.

Mit Hilfe von Marketing Automation Tools können Unternehmen hochqualifizierte Leads generieren, die für den Vertrieb bereit sind. Diese Tools bieten den Teams auch einen Rahmen, um Marketingkampagnen zu planen, zu erstellen, durchzuführen und ihren Erfolg zu messen - so wird die Lead-Qualifizierung und -Konvertierung nicht mehr so komplex.

Manche Marketing Automation Software kann E-Mail-Marketingprozesse automatisieren, so dass Unternehmen diese Kampagnen besser mit den Bemühungen ihrer Sales Teams abstimmen können. Unternehmen können Marketing Automation Tools auch nutzen, um die Aktivitäten von Interessenten zu verfolgen und zu messen, um festzustellen, wann ein Lead die bekannten Bedingungen für die Kaufbereitschaft erfüllt, und um Leads an den Vertrieb weiterzuleiten, sobald sie die vordefinierten Kriterien erfüllen.

Marketing Automation ist für Unternehmen aller Größenordnungen nützlich. Ein kleineres Unternehmen kann die Software zum Beispiel nutzen, um monatliche E-Mails zu entwickeln, zu erstellen und zu verschicken, um relevante Inhalte oder Angebote an einen Kundenverteiler zu übermitteln. Dieser Prozess kann die Anzahl der Stunden, die im Laufe eines Jahres für Kundenkontakte aufgewendet werden, erheblich reduzieren.

Ein größeres Unternehmen möchte vielleicht die Vorteile erweiterter Marketing Automation-Funktionen nutzen, z. B. die dynamische Segmentierung einer umfangreichen Kundendatenbank, die gezielte Ansprache von Kunden mit automatisierten Nachrichten über soziale Medien und Textnachrichten oder maßgeschneiderte Workflows, die sich an den spezifischen Marketingprozessen des Unternehmens orientieren.

Durch die Automatisierung von Online-Marketing- und Lead-Generierungskampagnen können Unternehmen die Kosten für die Entwicklung und Durchführung dieser Kampagnen senken. Das wiederum trägt dazu bei, dass der Return on Investment (ROI) für jede dieser Kampagnen messbar ist.

2. Automatisierung von Rechnungswesen und Buchhaltung

Durch die Automatisierung der Buchhaltung und des Rechnungswesens können Unternehmen viel Zeit bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, der Rechnungsstellung, dem Inkasso, den Kreditkartenanträgen, der Datensicherung und anderen Finanzprozessen sparen, die täglich oder wöchentlich erledigt werden müssen.

Sie können auch Kernprozesse wie den Abschluss der Bücher, die Verwaltung des Hauptbuchs und die Verwaltung der Bankkonten automatisieren. Indem manuelle Elemente aus der Arbeit des Buchhaltungsteams entfernt werden und die Zahlenverarbeitung und Transaktionsarbeit übernommen wird, macht die Automatisierung einen komplexen Prozess überschaubarer.

Nimm zum Beispiel die Kreditorenbuchhaltung. Etwa 55% der Unternehmen wickeln ihre Kreditorenbuchhaltung immer noch manuell ab. Der Einsatz eines automatisierten Systems für diesen speziellen Bereich der Finanzverwaltung spart Geld und Zeit: Die Datenerfassung wird automatisiert, die Rechnungen werden automatisch mit den Dokumenten abgeglichen und die Genehmigungen werden elektronisch weitergeleitet. Außerdem werden Datenfehler reduziert und Betrug durch ein System von "berührungslosen" Kontrollen im Hintergrund verhindert.

Zusammengenommen ergeben sich aus diesen Funktionen wichtige Vorteile. Die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung reduziert manuelle Aufgaben und setzt den Cashflow frei. Teams können Rechnungen einreichen, Genehmigungen verwalten und Zahlungen über eine einzige Plattform abwickeln, die schnelle Genehmigungen und eine bessere Übersicht und Kontrolle über wichtige Finanzprozesse und -daten bietet.

Für Unternehmen jeder Größe ist die Buchhaltung ein zeitaufwändiger Prozess, der viele manuelle Schritte umfasst. Durch die Automatisierung einiger oder aller dieser Schritte können Unternehmen Zeit für wichtige Aufgaben wie Analyse, Strategie und Zusammenarbeit im Team gewinnen.

3. Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) geht über die grundlegende Automatisierung hinaus und umfasst die Integration von Anwendungen, die Unternehmen helfen, ihren Wert und ihre Effizienz zu steigern. Robotic Process Automation (RPA), eine Untergruppe von BPA, konzentriert sich auf die Automatisierung von Routineaufgaben, während BPA Unternehmen hilft, mehr aus ihren Automatisierungsinvestitionen herauszuholen. BPA führt Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, um Analysen zu erstellen, die manuell nur schwer zu erreichen wären.

4. HR-Automatisierung

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist ein mehrstufiger Prozess, der mit einer Online-Stellenanzeige oder einer Rekrutierung beginnt und mit der offiziellen Einstellung des Mitarbeiters endet. Viele Schritte in diesem Prozess können automatisiert werden.

Ein Human Resources Management System ist dabei ein wertvolles Tool. Als Teil eines breiteren Funktionsspektrums automatisieren diese Systeme den Prozess des Bewerbermanagements. Das betrifft vor allem automatisierte Stellenangebote, die direkt an die Bewerber/innen geschickt werden, was dazu beiträgt, die zu besetzenden Stellen sowohl an Außenstehende als auch an die derzeitigen Mitarbeiter/innen weiterzugeben, die sich vielleicht auf interne Stellen bewerben oder Empfehlungen aussprechen möchten.

Ein HR System ist für Unternehmen wertvoll, für die das Erlebnis der Bewerber/innen im Vordergrund steht - von der Bewerbung über die Verwaltung des Lebenslaufs und die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten und dem Onboarding. Mithilfe dieser Automatisierung können HR-Teams Bewerbungen bearbeiten, die Gehaltsabrechnung abwickeln, aktuelle und frühere Mitarbeiterdaten verwalten, den Prozess der Benutzerbereitstellung verbessern und Sozialleistungen verwalten.

Da HR Systeme alle Facetten des Personalmanagements, einschließlich Onboarding und Gehaltsabrechnung, automatisiert, bietet es umfassende Analytics für diese Prozesse. Es automatisiert auch zentrale HR-Prozesse wie die Verwaltung von Freistellungen, Sozialleistungen und anderen grundlegenden Dingen. Mithilfe von Analytics bieten diese Systeme auch wichtige Einblicke in die Produktivität und Effizienz der Belegschaft eines Unternehmens.

Personalabteilungen, die mit der Bewertung der Arbeit ihrer Mitarbeiter/innen betraut sind, können die Daten des Systems nutzen, um alle Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter/innen zu verfolgen und fertige Berichte für Manager/innen und Führungskräfte zu erstellen. Wenn zum Beispiel die Fluktuation im Lager in den letzten 90 Tagen zu einem ernsten Problem geworden ist, kann das Unternehmen ein HR Tool nutzen, um das spezifische Problem zu identifizieren und bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Welche Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sollte ich verwenden?

Welche Tools du für die Automatisierung deines Unternehmens einsetzt, hängt von den spezifischen Prozessen ab, die du am dringendsten benötigst. Wenn du deinen Bedarf im Voraus festlegst und die Schlüsselbereiche deines Unternehmens identifizierst, die für eine Automatisierung reif sind, kannst du die beste Lösung für das jeweilige Problem auswählen.

Wenn dein Buchhaltungsteam zum Beispiel viel zu viel Zeit damit verbringt, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und diese Rechnungen durch den internen Genehmigungsprozess zu schicken, dann wird dir ein Tool zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung helfen, diese Prozesse erheblich zu verbessern. Oder wenn dein Marketing-Team einen Großteil seiner Zeit damit verbringt, relevante Inhalte zu entwickeln und an die Kunden zu schicken, dann ist eine Marketing Automation-Plattform genau das Richtige.

Wenn du dich über die verschiedenen Automatisierungstools auf dem Markt informierst, solltest du nach Lösungen suchen, die dir helfen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern - zwei Hauptziele jeder automatisierten Lösung.

Egal, ob du ein Sales und Marketing Tool, eine automatisierte Buchhaltungsplattform oder eine Lösung für das Personalmanagement einsetzt, suche entweder nach einer Lösung, die eng mit deinem Enterprise Resource Planning (ERP)-System integriert ist, oder suche ein ERP-System mit einer umfassenden Plattform, die mehrere Automatisierungstools enthält.

Wenn Automatisierungssoftware und ERP integriert sind, können Unternehmen Unregelmäßigkeiten in den Daten beseitigen, den Zeitaufwand für das Verschieben von Informationen zwischen diesen Systemen minimieren und erhalten Zugang zu genaueren Informationen in Echtzeit. So erhalten sie einen ganzheitlichen Überblick über ihren Betrieb und können die Möglichkeiten ihrer automatisierten Systeme voll ausschöpfen.

Letzte Aktualisierung am 
4.5.2022
Markus Feigelbinder