Die Automatisierung hat folgende wichtige Anwendungsbereiche:

Was ist Geschäftsprozess-Automatisierung?

Unter Business Process Automation (oft mit BPA abgekürzt) versteht man den Einsatz von Technologie zur Ausführung wiederkehrender Aufgaben oder Prozesse in einem Unternehmen, bei denen manuelle Arbeit ersetzt werden kann. Dies geschieht, um Kosten zu minimieren, die Effizienz zu steigern und Prozesse zu rationalisieren.

Die Geschäftsprozessautomatisierung ist nicht zu verwechseln mit dem Geschäftsprozessmanagement, einer umfassenderen Disziplin, die sich mit der Verwaltung komplexer unternehmensweiter Prozesse mithilfe verschiedener Methoden befasst.

Geschäftsautomatisierung ist ein Begriff für den Einsatz von Technologieanwendungen, die sich wiederholende Aufgaben übernehmen und Mitarbeiter:innen für höherwertige Arbeiten freisetzen. Dazu gehören Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), KI-gestützte Automatisierung und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).

Aber Automatisierung ist nicht mehr nur für große Unternehmen reserviert.

Kleine Unternehmen können und sollten die Automatisierung in jeden Aspekt ihres Geschäfts einbeziehen: von der Erfassung von Leads bis zum Verkaufsabschluss, von der Kundenbetreuung bis zum Abhaken von Routineaufgaben auf der To-Do-Liste. Wenn sich wiederholende Prozesse automatisiert werden, können Gründer:innen und Kleinunternehmer:innen ihre Zeit den Zielen widmen, die wirklich wichtig sind - wie das Wachstum des Unternehmens.

Warum solltest du Geschäftsprozesse automatisieren?

Hier sind einige überzeugende Gründe, deine Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Mehr Klarheit schaffen

Die Automatisierung erfordert bereits in der Entwurfsphase ein gewisses Maß an Klarheit über den Prozess. Wenn du nicht weißt, welche Aufgaben anfallen und welche Personen für den Prozess verantwortlich sind, kannst du den Arbeitsablauf nicht effektiv gestalten und automatisieren.

Darüber hinaus kann die Prozessabbildung allen Beschäftigten Klarheit verschaffen und auch als Schulungsinstrument dienen. Die Erkenntnisse, die du aus der Analyse eines automatisierten Prozesses gewinnst, können dir die Lücke zwischen dem aktuellen und dem idealerweise zu erreichenden Prozess deutlich aufzeigen.

Abläufe standardisieren

Wenn du einen Geschäftsprozess automatisierst, kannst du jedes Mal mit einem einheitlichen Standard der Ergebnisse rechnen. Die Standardisierung trägt dazu bei, dein Unternehmen als zuverlässig zu positionieren, was wiederum dazu beitragen kann, deinen Kundenstamm zu vergrößern.

Prozesse vereinfachen

Eines der wichtigsten Ergebnisse eines Prozessautomatisierungssystems ist die Straffung von Prozessen. Klare Verantwortlichkeiten, anpassbare Benachrichtigungen, wertvolle Erkenntnisse und schnellere Durchlaufzeiten machen es einfacher, verschwenderische Aktivitäten zu eliminieren und sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen.

Nachweisbare Einhaltung von Vorschriften

Mit der Geschäftsprozessautomatisierung wird jedes Detail eines bestimmten Prozesses aufgezeichnet. Diese Informationen können bei Audits vorgelegt werden, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Die Kundenzufriedenheit erhöhen

Die Kundenzufriedenheit ist in jeder Branche ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Wenn du dich auf exzellente Prozesse und Abläufe konzentrierst, kannst du die Erwartungen deiner Kunden mit Leichtigkeit übertreffen. Wenn du die versprochenen Standards konsequent einhältst, ist es wahrscheinlicher, dass die Kunden eine Vorliebe für dein Unternehmen entwickeln.

Sprungbrett zur digitalen Transformation

Die digitale Transformation kann für Unternehmen, die sich noch nicht auf dem Weg dorthin befinden, wie ein hochgestecktes, überwältigendes Ziel erscheinen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann ein Sprungbrett sein, um eine Kultur des kontinuierlichen Wandels einzuführen. Du kannst mit einigen Prozessen beginnen, die eindeutig einer Kurskorrektur bedürfen, und dich schrittweise nach oben arbeiten.

Du sucht eine einfach und verständliche Einführung? Hier sind meine besten Artikel für den Einstieg in das Thema:

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess kann eine Reihe von Aktivitäten sein, die einem Unternehmen helfen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Zusammenhang mit der Automatisierung handelt es sich in der Regel um eine wiederholbare Transaktion, die eine Reihe von Schritten umfasst, die mehrere IT-Systeme betreffen.

Zu den Geschäftsprozessen gehören z. B. die Erfüllung und Rechnungsstellung einer Kundenbestellung, die Genehmigung eines Kreditantrags, die Dateneingabe, die Einstellung eines neuen Mitarbeiters und weitere Aufgaben in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Personalwesen und Geschäftsbetrieb.

Wenn sie ad hoc verwaltet werden, umfassen diese Arbeitsabläufe in der Regel mehrere E-Mail-Threads, Dokumente und Übergaben. Schon kleine menschliche Fehler können eine Kaskade von Ineffizienzen verursachen, die zu Kommunikationspannen, Engpässen und verpassten Terminen führen. Diese Probleme vervielfachen sich im großen Maßstab.

Automatisierungssoftware zielt darauf ab, diese Probleme zu vermeiden. Durch den Einsatz einer wiederverwendbaren und erweiterbaren Strategie zur Geschäftsautomatisierung kann ein Unternehmen die Kontrolle über seine Geschäftsprozesse zurückgewinnen, die Kommunikation verbessern, die Kundenzufriedenheit steigern und Verwirrung vermeiden. Die Automatisierung eines Geschäftsprozesses kann Zeit und Ressourcen freisetzen, so dass sich die Mitarbeiter/innen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und nicht auf langweilige, sich wiederholende und oft frustrierende Aufgaben.

Welche Geschäftsprozesse solltest du automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht auf eine Handvoll Funktionen beschränkt.

Einige Faktoren, die auf die Notwendigkeit einer Automatisierung hinweisen können, sind:

• ein hohes Volumen an Aufgaben
• mehrere Personen sind für die Ausführung der Aufgaben erforderlich
• zeitsensible Aufgaben
• erhebliche Auswirkungen auf andere Prozesse und Systeme
• Notwendigkeit von Compliance und Prüfungen

Wenn eine Tätigkeit alle oben genannten Kriterien erfüllt, ist es sehr wahrscheinlich, dass du deinen Geschäftsprozess automatisieren musst.

Beispiele häufig automatisierter Prozesse in Unternehmen

• Datenerfassung und -migration
• Helpdesk-Unterstützung
• Zeit- und Anwesenheitserfassung
• E-Mail- und Push-Benachrichtigungen
• Erstellen von Kundenfallstudien
• Backup-Sicherungen (und Wiederherstellung)
• Beschaffungsprozesse
• Call-Center-Prozesse
• Verkaufsaufträge
• Zeiterfassung
• Rechnungsstellung
• Gehaltsabrechnung
• Inkasso
• Mitarbeiter Onboarding